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オフィス移転を神戸でスムーズに行うためのコツ

荷物の整理は早めに始めること

神戸市でオフィス移転を検討している事業者の方も多いでしょう。神戸市にはオフィス街の広がっているエリアもあって、ビジネスをするには適した環境も整っているからです。
もしオフィス移転を検討しているようであれば、一つのポイントになるのが荷造りです。業者の中にはパックといって荷造りまでお願いできるサービスもあります。普通は業者にお願いする場合でも、荷造りは自分で行うのが標準のコースです。しかし時間がないようであれば、こちらの利用を検討してみるといいでしょう。

引っ越しの準備をする際に重要なのは、荷物整理です。できるだけ新しい事務所に持っていく荷物を少なくできれば、搬出入の負担も軽減できます。必要のない荷物かどうかの判断基準は、近年使用しているかどうかです。
少なくとも最後に使ってから1年以上経過しているのであれば、それは処分しても問題はないでしょう。もしかしたら今後使うかもしれないと思うこともありますが、確実に使用する明確な予定がある場合を除き、処分して困ることはまずありません。

荷物の整理は早めに行った方が安心です。それぞれの事業によって個別の事情もあるでしょうが、基本的には実際に移動する1カ月くらい前までに準備のめどをつけておくべきです。ただし荷造りに関しては、直前まで行わない方がいいでしょう。
仕事で使用するものなのに、荷造りをしてしまったらまたそれを解く必要が生じ、二度手間になるからです。差し当たって使用する必要のないものから荷造りを始めます。そのほかには書類の整理が重要なポイントです。いい加減に始末をしてしまうと、情報漏えいの可能性が出てきます。リスクを回避するためにもシュレッダーなどを使って処分するようにしましょう。

荷造りをする際のポイント

神戸市の業者にオフィス移転の依頼をすると、必要な備品はすべて手配してくれます。段ボールやガムテープなどは自分たちで準備する必要はありません。ここで重要なのは、どのように荷造りするかです。
あとで困らないようにするために、いくつか注意すべき点があります。まず段ボールですが、サイズによって数種類に分けられています。ポイントになるのは段ボールの大きさに合わせて入れるものを考えることです。小さい段ボールには書籍や書類のような重たいものを入れ、大きな段ボールには文具や備品のような比較的軽いものを収容しましょう。

会社によっては備品の中に湯飲みなどの割れ物が含まれていることもあります。その場合には割れ物シールを貼るか、赤いフェルトペンなどで、割れ物注意と明記しておきます。
そのほかには、どこに何を置くのか、しまう場所によって分けるのもポイントです。そうすれば新しいオフィスに移転したあと、荷ほどきをする際に効率的に進めることができます。部屋別、引き出し別に入れるものを分類しておくと、整理の作業効率もアップします。

現在のビジネスで、パソコンは業種に関係なく欠かせないツールでしょう。パソコンにつきものなのがケーブル類です。神戸市でオフィス移転をした方の体験談もネット上で掲載されていますが、その中でしばしば見られるのは、ケーブルの接続で苦労したというものです。そこで、このケーブルはどこで使用するかといったことを番号などで印をつけておくといいでしょう。そうすれば、移転先で接続をどうすればいいかと迷うことはなくなります。


お世話になっているところへのあいさつは忘れずに

オフィス移転をする場合、取引先をはじめとしてお世話になっている人へのあいさつはしっかり行いたいところです。確かに移動すると、各種手続きや日常業務もあって後回しにしてしまいがちです。しかし速やかに案内をしておけば、相手からの印象も変わってきます。より強い信頼関係を構築するためにも、速やかにあいさつをすることが大切です。

あいさつを行うタイミングですが、移転をすることが決まった段階で進めた方がいいでしょう。そして取引先には、その案内が引っ越しの1カ月前までに届くように手配しておきましょう。こうすれば、請求書や納品書などがスムーズに新しい神戸市の住所に届きます。案内の文面には移転する旨と、いつから新オフィスで営業を開始するかを明記しておきましょう。

ここで問題になるのは、どのような方法で案内すればいいのかについてです。中にはメールでも構わないのではないかと思っている人もいるでしょう。今ではビジネスのやり取りはメール中心という方も少なくありません。
しかし、やはりこうしたあいさつ状は、はがきで用意をするのがマナーです。オフィスの移転は自分たちの会社だけでなく、取引のある相手先にも住所の差し替えやデータの入れ替えなどをしてもらう必要があります。相手に何らかの手間を掛けさせることになりますので、日頃の感謝を表すとともに、今後とも長いお付き合いをお願いする気持ちを込めて、はがきを送るようにしましょう。

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